Datum: 30-10-2024 Versie: 2.0 Classificatie: openbaar Privacyverklaring sollicitatieportaal Versie 2.0
Inleiding
Privacy is een groot goed. Spaarnelanden gaat daarom ook zeer zorgvuldig om met persoonsgegevens. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is wettelijk bepaald hoe men om dient te gaan met de verwerking van persoonsgegevens. Gebaseerd op de AVG heeft Spaarnelanden een Privacyreglement voor het sollicitanten portaal opgesteld. In dit reglement kun je lezen op welke manier Spaarnelanden de AVG in de praktijk brengt, met welk doel en op welke manier persoonsgegevens verwerkt worden, en wat de rechten zijn van betrokkenen met betrekking tot bijvoorbeeld inzage of vernietiging van gegevens.
Persoonsgegevens
Wanneer je solliciteert via de www.werkenbijspaarnelanden.nl pagina verstrekt je ons persoonsgegevens. Dit geldt ook voor documenten die als bijlage toevoegt zijn, zoals jouw CV en motivatiebrief. We verwerken jouw persoonsgegevens vanaf je sollicitatie en sollicitatieprocedure tot het moment dat je bij ons in dienst treedt, of wanneer de sollicitatieprocedure om een andere reden eindigt. We raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.
Sollicitanten persoonsgegevens
• Voorletters, voornaam en achternaam • Adres • Telefoonnummer • E-mailadres • Inhoud CV en motivatiebrief • Inhoud communicatie en e-mailverkeer • Foto’s die je meestuurt met je sollicitatie • Uitkomsten van testen en assessments • Gegevens om jou een salarisvoorstel te doen • Hoe ver je in het sollicitatieproces bent gekomen en redenen voor aanname of afwijzing
Grondslag voor verwerking
Spaarnelanden verwerkt jouw persoonsgegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert of voor toekomstige vacatures. Bij aanname verwerken wij jouw gegevens om jouw arbeidsovereenkomst en personeelsdossier op te stellen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Daarnaast gebruiken wij jouw gegevens om de sollicitatieprocedure te verbeteren en de website www.werkenbijspaarnelanden.nl te optimaliseren.
Beveiliging
Spaarnelanden gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om, wij hanteren een beveiligingsbeleid om onbevoegde toegang te voorkomen. Dit beleid wordt periodiek geëvalueerd, en zo nodig aangepast.
Doelen van verwerking
De persoonsgegevens worden gebruikt voor: • Verwerken van vacatures en sollicitaties • Beoordelen van geschiktheid voor functies • Beoordelen of je onder een doelgroep behoort • Eventueel sluiten van een arbeidscontract met jou • Digitaal ondertekenen van dienstverbanddocumenten • Behandelen van vragen, opmerkingen en klachten • Maken van analyses en rapportages • Verbeteren van de website www.werkenbijspaarnelanden.nl • Naleven van wettelijke verplichtingen • Communicatie over eventuele noodzakelijke medische keuringen voor jouw functie • Jou op de hoogte brengen van nieuwe vacatures (met toestemming)
Doorgifte
Wij geven persoonsgegevens alleen door aan de selectiecommissie, en andere functionarissen die dit nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie. Spaarnelanden schakelt derden in voor de genoemde doelen van verwerking, zoals IT-leveranciers.Spaarnelanden maakt gebruik van recruitee als Applicant Tracking System (ATS) voor het verwerken en opslaan van sollicitatiegegevens. Bij sollicitaties via Meta of LinkedIn kunnen persoonsgegevens buiten de EER worden opgeslagen. Partijen zoals Google Analytics, Facebook, WhatsApp en LinkedIn kunnen betrokken zijn en zijn vaak EU-VS Privacy Shield gecertificeerd. Deze partijen zijn EU-VS Privacy Shield1 gecertificeerd. Dat betekent dat zij hebben aangegeven zich te zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.
Derden
We kunnen jouw persoonsgegevens ontvangen hebben van derden, bijvoorbeeld wanneer jij solliciteert via een platform zoals LinkedIn of Indeed. Dit kan ook via bijvoorbeeld een uitzendbureau of recruitmentpartij. We kunnen extra informatie over jou verwerken, indien we navraag hebben gedaan bij door jou opgegeven referenties.
Bewaren of verwijderen
De bewaartermijn voor sollicitaties die afgewezen worden, bedraagt 4 weken, daarna worden de persoonsgegevens verwijderd, tenzij je toestemming hebt gegeven voor langere bewaring. Dan verwijderen we jouw gegevens na uiterlijk 2 jaar. Bij indiensttreding worden persoonsgegevens bewaard volgens de wettelijke en fiscale bewaarplicht.
Cookies
Spaarnelanden gebruikt cookies op de website www.werkenbijspaarnelanden.nl. Noodzakelijke cookies zorgen voor een goede werking van de website. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst met jouw toestemming, je kunt je gegeven toestemming altijd wijzigen.
Wij gebruiken Google Analytics voor de benodigde statistieken over het gebruik van de website. Google kan de informatie aan derden verschaffen, indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie die Google wel verzamelt wordt opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Als je bezwaar hebt tegen het gebruik van cookies, kan je deze cookies uitzetten via de instellingen van je internetbrowser. Dit kan echter het functioneren van de website op je browser negatief beïnvloeden.
Uw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van jouw persoonsgegevens. Verzoeken, vragen of klachten kun je sturen naar: Spaarnelanden N.V. t.a.v. de Privacy Officer Minckelersweg 40 2031 EM Haarlem privacy@spaarnelanden.nl
De Privacy Officer is gebonden aan geheimhouding.
Komen we er samen niet uit, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
De privacyverklaring wordt actueel gehouden, dit kan betekenen dat de verklaring aangepast dient te worden. De nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Raadpleeg deze verklaring regelmatig om op de hoogte te blijven.
Deze privacyverklaring geldt alleen voor de verwerking van de persoonsgegevens via de www.werkenbijspaarnelanden.nl en het sollicitantenportaal. Voor gegevens van andere Spaarnelanden websites, lees onze algemene privacyverklaring op de website www.spaarnelanden.nl
